Ben jij een proactieve en bevlogen secretaris en sparringpartner voor het MT en heb je ervaring met het aansturen van teams? Lijkt het jou leuk om secretaris- en bedrijfsvoeringstaken te combineren en dagelijks te werken met innovatieve wetenschappers en docenten op onze dynamische campus? Lees dan snel verder over deze niet alledaagse functie!

Functieomschrijving
Als Afdelingssecretaris van het Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM) binnen de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI), speel je een sleutelrol in het soepel en effectief organiseren van de afdeling. Dankzij jouw inzet kunnen de afdelingsvoorzitter, die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding, en de leden van het managementteam vertrouwen op een sterke ondersteuning. Jij denkt niet alleen actief mee over de afdelingsstrategie en biedt helder (financieel) inzicht, maar bent ook verantwoordelijk voor het aansturen van het team van managementassistenten en twee technici. Ook zorg je voor de voorbereiding van MT-vergaderingen.
Samen met je team zorg je ervoor dat de managementondersteuning binnen de afdeling soepel en professioneel verloopt. In deze functie rapporteer je hiërarchisch aan de afdelingsvoorzitter van DIAM en functioneel aan de faculteitssecretaris van EWI.

Wat ga je doen in deze functie?

• Je bent sparringpartner voor de afdelingsvoorzitter en overige MT-leden als het gaat om de strategie en het effectief organiseren van de afdeling.
• Je helpt, samen met collega’s van financiën, bij het maken van de jaarlijkse begroting. Je coördineert en faciliteert de jaarlijkse budgetcyclus en zorgt voor het tijdig verstrekken van managementinformatie.
• Je geeft leiding aan een team van 6 management assistenten en 2 technici.
• Je coördineert bijvoorbeeld HR-procedures, zoals (her)benoemingen en promoties van personeel en monitort de interne financiële realisatie van projecten. Je speelt een actieve rol in het bevorderen van een positieve kandidaatbeleving in werving- en selectieprocedures.
• Je stelt de agenda voor het MT-overleg op en bereidt onder meer audits en onderzoeksvisitaties procesmatig voor.
• Je coördineert afdelingsevenementen en projecten en helpt bij het opstellen van programma’s voor externe bezoekers. Soms pak je in overleg ook taken op facultair of universitair niveau op.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor en werkt samen met collega’s van facultair ondersteunende diensten. Denk hierbij onder meer HR, Finance, Onderwijs en Studentenzaken, Communicatie, Campus en Vastgoed en Facility Management.
• Je schakelt regelmatig met de afdelingssecretarissen van de andere EWI-afdelingen.

Welke kwaliteiten zoeken we in jou?
Je houdt ervan om zaken goed te regelen, overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving. Je weet wanneer je ‘ja’ moet zeggen, maar ook wanneer een duidelijk ‘nee’ nodig is. Met jouw heldere en consequente communicatie weten mensen precies waar ze met jou aan toe zijn. Je legt gemakkelijk contact met verschillende mensen, luistert goed en bent een gewaardeerde gesprekspartner voor het MT.

Je hebt affiniteit met cijfers en ervaring met het opstellen van begrotingen. Je krijgt energie van het coachen van mensen, het creëren van optimale samenwerking binnen teams en het stimuleren van hun groei en ontwikkeling. Daarnaast vind je het uitdagend om de processen op de afdeling soepel te laten verlopen en hierin de afdelingsvoorzitter te ontzorgen.

Waar kom je te werken?
De afdeling DIAM, onderdeel van de faculteit EWI, is één van de zes afdelingen binnen deze faculteit. Met ongeveer 200 collega’s – waaronder wetenschappers, ondersteunend personeel en junior onderzoekers – vormt DIAM een diverse en inclusieve gemeenschap. De sfeer is informeel, collegiaal en gericht op samenwerking. Je kunt rekenen op flexibele werktijden en, in overleg, de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken. Je komt te werken in een omgeving waar professionaliteit en werkplezier hand in hand gaan.

Ben jij toe aan een volgende stap en herken jij je in het geschetste profiel? Dan komen we graag met jou in gesprek!

Functie-eisen

• WO werk- en denkniveau, werkervaring in een universitaire omgeving of een andere bestuurlijk complexe organisatie is fijn.
• Senior (tenminste 5 jaar) ervaring in het aansturen en coachen van teams.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden, in het Nederlands en het Engels.
• De vaardigheid om te kunnen gaan met mensen met verschillende karakters en uiteenlopende achtergronden.
• Een zelfstandige werkhouding, denken in oplossingen, maar ook weten wanneer het beter is om nee te zeggen.
• Snel en probleemloos tussen verschillende werkzaamheden kunnen schakelen.
• Aanvoelen hoe je in een grote complexe organisatie, bestuurlijk-strategische zaken het beste kunt aanpakken om de vooruitgang te boeken.
• Affiniteit met financiën.

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica
De faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) verenigt drie wetenschappelijke disciplines. Samen versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we allemaal in ons dagelijks leven gebruiken. Technologie zoals het elektriciteitsnet, dat duurzaam en toekomstbestendig wordt gemaakt door onze faculteit. Tegelijkertijd ontwikkelen wij de chips en sensoren van de toekomst en leggen wij de basis voor de softwaretechnologieën die op deze nieuwe generatie apparatuur gaan draaien – waaronder natuurlijk AI. Ondertussen verleggen wij de grenzen van de toegepaste wiskunde, bijvoorbeeld door ziekteprocessen in kaart te brengen met informatie over individuele cellen en door met wiskunde gigantische aswolken na een vulkaanuitbarsting te simuleren. Met andere woorden: op de faculteit is volop ruimte voor baanbrekend onderzoek. We leiden innovatieve ingenieurs op en beschikken over uitstekende laboratoria en faciliteiten die onze sterke internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren meer dan 1000 medewerkers en 4000 studenten in deze innovatieve omgeving.

Klik hier om naar de website van faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica te gaan.

Arbeidsvoorwaarden

• Een contract van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 11-12 van de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 4.537 en een maximum van € 7.056 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Korting bij zorgverzekeraars.

Additionele informatie
Voor nadere informatie kun je contact opnemen met faculteitssecretaris Myrthe van Nus via G.M.F.vanNus@tudelft.nl of afdelingsvoorzitter Professor Kees Vuik via C.Vuik@tudelft.nl.

Geïnteresseerd?
Solliciteren kan uiterlijk tot en met zondag 19 januari 2025 en doe je eenvoudig online door de volgende documenten te uploaden via de sollicitatiebutton:

• CV
• Motivatiebrief

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 27 januari 2025.

Als jij vindt dat deze functie bij je past, nodigen we je van harte uit om te solliciteren: ongeacht je leeftijd, gender, culturele achtergrond, van wie je houdt en wat je gelooft. Werken in een divers team maakt het werk leuker en zorgt voor mooie resultaten !

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Een kennisveiligheid check maakt deel uit van de selectieprocedure.
  (voor details pagina 45: nationale leidraad kennisveiligheid)
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.