Medewerkers Facility Servicedesk

Facility Services  
De divisie Facility Services (FS) levert facilitaire diensten en advies aan bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg University. De belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, beheer sportvoorzieningen, inkoop en contractbeheer, post en documentmanagement en het regisseren van schoonmaak, managementondersteuning, catering en beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk mogelijk maken van studeren, werken, verblijven en ontmoeten op de campus. 
 
De afdeling Facilities & Hospitality (F&H), die valt onder de divisie Facility Services (FS), heeft als belangrijkste taak om gebruikers van de campus de best mogelijk facilitaire voorzieningen te bieden. Onze medewerkers hebben vaak als eerste contact met onze studenten, medewerkers en gasten, waarbij wij een gastvrije uitstraling en ontzorgende aanpak heel belangrijk vinden. Binnen de afdeling F&H zijn een aantal teams opgenomen. Ten eerste het team Safety & Hospitality, binnen dit team valt de fysieke beveiliging, surveillanten, meldloge en toegang- en sleutelbeheer, receptie & telefonie. Daarnaast kent de afdeling het team Services met de Servicedesk en (contract)management van facilitaire diensten, binnen dit onderdeel vallen schoonmaak, afvalinzameling, inrichting, verhuizingen, binnen beplanting, glasbewassing en ongediertebestrijding. Tot slot zijn ook de teams BHV, Postkamer & Logistieke dienstverlening en Congres en Event Support onderdeel van de afdeling. 
 
De Facility Servicedesk is het centrale aanspreekpunt van de facilitaire organisatie waar alle klantvragen en meldingen worden ontvangen. Vragen worden vertaald in concrete producten en diensten en zo eventueel doorgezet naar andere onderdelen van de facilitaire organisatie. De Servicedesk is leidend in de wijze van afhandeling en verwerkt jaarlijks ongeveer 12.000 facilitaire meldingen die hoofdzakelijk bestaan uit storingen, klachten, vragen en bestellingen.   
 
Jouw functie 
De taken van de medewerker Facility Servicedesk zijn: 

• Telefonisch, per mail of via het FMIS Portaal in ontvangst nemen van vragen en deze registreren 
• Informatie verstrekken over producten en diensten en het scheppen van heldere verwachtingen bij de klant 
• Verwerken en controleren van producten en diensten 
• Uitzetten van vragen naar andere organisatieonderdelen/externe leveranciers of accountmanagement 
• Bewaken van de voortgang van de afhandeling van meldingen en het op de hoogte houden van de klant 
• Gereed melden van aanvragen met registratie van relevante informatie voor de klant 
• Signaleren van bijzonderheden/knelpunten in het proces en indien nodig initiatief nemen om processen aan te passen.  
• Vanuit rapportages uit het FMIS Planon trends en/of afwijkingen signaleren.

Jouw kwalificaties 
Je beschikt over de volgende kwalificaties: 

• Affiniteit- en enige ervaring met facilitaire dienstverlening 
• Relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 
• Een dienstverlenende instelling 
• Proactieve-, meedenkende- en klantgerichte houding 
• Goede mondelinge- en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Toont initiatief en doet voorstellen om zaken te verbeteren 
• Is goed in staat zowel in teamverband als ook zelfstandig te functioneren 
• Ervaring met FMIS Planon is een pré  

Jouw talenten 

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan, en beschikt over goede zelfkennis en hebt een continue verbeterdrive.    
• Je hebt teamspirit: je bent onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving. 

Wat bieden wij? 
Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving:  

• Een functie op basis van 0,4 – 0,6 fte (16-24 uur per week).  
• Een salaris van minimaal € 2.847,- en maximaal € 3.809,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Medewerker front-office (niveau 3, 2 of 1) en salarisschaal 5, 6 of 7. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring. Afhankelijk hiervan wordt je inschaling bepaald op het passende functieniveau.
• Dit is een vacature voor een tijdelijke positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt initieel een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden. 
• Een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Ruim 8 weken vakantie.  
• De mogelijkheid om deels op de campus en deels thuis te werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,- per dag (indien je functie dat toelaat).  
• Vergoeding van duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV.  
• Een maandelijkse internetvergoeding van € 25,-. 
• Een keuzemodel waarin je arbeidsvoorwaarden uitruilt voor bijvoorbeeld extra verlof, meer pensioen, een fiets of personal training bij ons Sports Center.  
• Een pensioen bij ABP; het meest duurzame Nederlandse pensioenfonds.
• Trainingen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, leiderschap, onderwijs en onderzoek. Of een taalcursus bij ons Language Center.  
• Een werkcultuur waarin we verschillen omarmen, iedereen welkom is en gelijke kansen krijgt.  
• Een bruisende campus in een groene omgeving die goed bereikbaar is met het OV.  

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten.  

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

Meer informatie over de vacature kan worden verkregen bij Kris Roderburg (Teamleider Services) op 06-48650641 of email: k.roderburg@tilburguniversity.edu.  

We nodigen je uit om uiterlijk vóór 27 januari te solliciteren naar deze functie; dit kan uitsluitend online. Richt je motivatiebrief aan Kris Roderburg en voeg een recent CV toe.   

De selectiecommissie bestaat uit:  

1. Nanke van Luxemburg (hoofd afdeling Facilities & Hospitality) 
2. Kris Roderburg (teamleider Services) 
3. Eva van Beek (medewerker Servicedesk)
4. Ilona van den Hout (medewerker Servicedesk) 

Je start idealiter zo spoedig mogelijk met werken voor Tilburg University.  

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar een interne kandidaat.