Medewerker Studentenzaken HOVO

In deze veelzijdige administratieve functie ben je onmisbaar voor onze cursusdeelnemers en docenten. Je bent verantwoordelijk voor het hele administratieve proces van inschrijving tot evaluatie en je beschouwt het als een uitdaging om er samen met je collega's voor te zorgen dat de cursusadministratie en -organisatie soepel en efficiënt verlopen. Je verwerkt aanmeldingen, je beantwoordt vragen die cursisten telefonisch of per mail stellen en je beheert de cursusadministratie. Je signaleert hiaten en je denkt actief mee over hoe deze op te vullen. Problemen los je zoveel mogelijk zelfstandig op. Je zorgt er samen met je collega voor dat nieuwe cursussen in het systeem worden gezet, zodat alle gegevens actueel zijn. Ook onderdelen van de website houd je bij in ons eigen content management systeem. Je bent in staat om snel te schakelen en voorkomende problemen of vragen van cursisten en docenten adequaat op te lossen. Voor en tijdens de start van de cursussen of wanneer nodig bied je ondersteuning aan de docenten. Incidenteel ben je bij de studiedagen op zaterdag of bij het openen van online cursussen ’s avonds.

Kortom: je biedt een optimale service aan onze cursisten en docenten.

Jouw taken

• je draagt samen met je collega zorg voor het gehele administratieve proces rondom het inschrijven van cursisten (bevestiging, facturering, instructies versturen, deelnemerslijsten maken, lesmateriaal uploaden), annuleringen verwerken) en voor de productie en verspreiding van readers en het voorbereiden van de cursusevaluaties
• je denkt pro-actief mee over de meest efficiënte en klantvriendelijke invulling van de werkprocessen en je richt deze in
• je bent key-user van ons cursusadministratie-systeem en je onderhoudt het contact met de leverancier
• je beantwoordt vragen van klanten per telefoon en e-mail en lost problemen waar mogelijk zelf op
• je ondersteunt docenten bij het opstarten van de cursussen
• je vraagt op standaardmomenten tips aan docenten en plaatst deze in de digitale cursusomgeving.
• je zorgt ervoor dat de website gedurende het cursusjaar wordt bijgehouden
• je begeleidt twee tot drie keer per semester de studiedagen op zaterdag
• je ondersteunt docenten incidenteel bij het openen van online avondcolleges

Functie-eisen

• je hebt een MBO+ of HBO werk- en denkniveau
• je hebt affiniteit en/of ervaring met (cursusadministratie)systemen en je vindt het leuk om te ontdekken wat hierin mogelijk is en hoe processen efficiënter kunnen worden ingericht
• je hebt enkele jaren ervaring opgedaan in een coördinerende functie waarbij klantcontact centraal stond
• je hebt uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid en kennis van de Nederlandse taal
• je hebt ervaring met Microsoft Office (met name Outlook, Excel) en bij voorkeur met contentmanagementsystemen voor websites

Voldoe je niet helemaal aan alle functie-eisen maar denk je toch: “Ik ben de juiste persoon voor deze functie!”? Schroom dan niet om te reageren.

Competenties

• proactieve en flexibele werkhouding
• probleemoplossend vermogen
• accuratesse
• teamspeler
• klantvriendelijk en servicegericht
• binnen de teamafspraken het eigen werk goed kunnen organiseren en plannen
• onder tijdsdruk kunnen werken, indien noodzakelijk ad hoc werkzaamheden kunnen verrichten

Een afwisselende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie in een klein team. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal € 3.218 en maximaal € 4.298 (schaal 8) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Medewerker studentenzaken 2 en staat open voor 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.

Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• collectiviteitskortingen op ziekte- en autoverzekering
• mogelijkheden om gedeeltelijk vanuit huis te werken

Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen
De nieuwe Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen heeft de ambitie om de intellectuele en levensbeschouwelijk kern van de Vrije Universiteit te worden. Haar opdracht is het zelfbegrip van mens en maatschappij te vergroten, culturele ontwikkelingen te interpreteren en de waarde dan wel onwaarde van ontwikkelingen, gebruiken, instituties en culturele artefacten te beoordelen in een tijdperk van kunstmatige intelligentie waarin wetenschap, moraliteit en religie zowel naast als tegenover elkaar staan. Zij dient daarmee de open samenleving in de geest van de oorsprong en het bijzondere karakter van de Vrije Universiteit. De geïntegreerde faculteit wil met het dichter bij elkaar brengen van de onderwijs- onderzoeks- en valorisatieactiviteiten in de sociale wetenschappen, geesteswetenschappen en de religiewetenschap en theologie, investeren in een wetenschappelijke oriëntatie op waarden, duiding van betekenis en het aanmoedigen van wereldburgerschap als begeleidende en kritische principes bij een te verwachten voortgaande vertechnisering van de maatschappij.

De faculteit kent drie scholen: de School of Religion & Theology (SRT), de School of Social Sciences (SSc), en de School of Humanities (SH). De faculteit telt ca. 800 medewerkers en ruim 5000 studenten.

HOVO Amsterdam valt organisatorisch onder de Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen (m.i.v. 1 april). Je rapporteert aan de programmadirecteur HOVO.

HOVO Amsterdam
HOVO Amsterdam biedt cursussen, leergangen, studiedagen en eenmalige lezingen aan voor volwassenen vanaf ongeveer vijftig jaar die zin hebben om zich verder te ontwikkelen. HOVO ontwikkelt en organiseert drie keer per jaar een nieuw cursusprogramma met in totaal ongeveer 120 cursussen over kunst, psychologie, geschiedenis, exacte vakken en meer. Het onderwijs vindt plaats op de VU (en soms online) en wordt verzorgd door VU-docenten en externe docenten. Het HOVO-team bestaat uit een opleidingsmanager, een onderwijscoördinator, een medewerker studentenzaken en een bureaucoördinator.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.