Coördinator Bedrijfsvoering

Ben jij de collega die makkelijk coördineert en het overzicht houdt? Ben jij degene die focus heeft op de ondersteunende processen die het verschil maken in de kwaliteit van onze dienstverlening? Die een bijdrage wil leveren aan circulariteit in een studentenomgeving? Dan is dit je kans.

Voor de stafafdeling bedrijfsvoering van de Universiteitsbibliotheek zoeken wij een Coördinator bedrijfsvoering voor 16 tot 20 uur per week.

In 2025 opent de nieuwe Universiteitsbibliotheek (UB) haar deuren. Voor de realisatie hiervan wordt gebruik gemaakt van twee monumentale gebouwen, het voormalige Zusterhuis en de Tweede Chirurgische Kliniek in het hart van Amsterdam. In combinatie met een verbinding middels een nieuw atrium, een nieuwe kelder en een nieuwbouwvleugel worden de gebouwen gereedgemaakt voor toekomstig gebruik. In het gebouw gaan studenten, docenten, onderzoekers leren en (samen)werken, medewerkers van de UB krijgen hier een inspirerende werkplek.

Tot de realisatie van de nieuwe bibliotheek ben je als Coördinator bedrijfsvoering actief als kwartiermaker. Je gaat werken aan de (proces)voorbereiding van de bedrijfsvoering nieuwe bibliotheek en relevante administraties en bent medeverantwoordelijk voor de nazorg bij de oplevering. Je werkt mee in het projectteam Nieuwe Universiteitsbibliotheek.

De bibliotheek zal nagenoeg het gehele jaar geopend zijn en met een oppervlak van 15.000 m2 verwachten we dagelijks enige duizenden bezoekers. De publieksdienstverlening wordt door de afdeling Campusdiensten van de UB georganiseerd en mede mogelijk gemaakt door de collega diensten ICT Services en Facility Services. Als Coördinator bedrijfsvoering ben je actief op het snijvlak van publieksdiensten, beheer van het gebouw en voorzieningen en facilitaire dienstverlening.

Wat ga je doen?

• Bijdragen aan de voorbereiding/ ontwikkeling van de processen op het gebied van de bedrijfsvoering; adviseren en ondersteunen van belanghebbenden en betrokkenen binnen de over thema’s op het gebied van bedrijfsvoering.
• Voorbereiden, begeleiden en uitvoeren van facilitaire (deel) projecten.
• Evalueren van de werkprocessen en bij knelpunten het formuleren van verbetervoorstellen.
• Verantwoordelijk voor administratief voorzieningenbeheer: in een inventarisbestand worden de ruimtes en alle voorzieningen en wijzigingen gedocumenteerd.
• Verantwoordelijk voor het beheer/onderhoud en vervanging van vast en los meubilair, objecten en/of kunst en groen (planten), kluisjes en AV-middelen.
• Coördineren, begeleiden en bewaken op correcte nakoming van de uitvoering van de contracten voor meubilair. Binnen dit kader het geven van operationeel advies ter verbetering.
• Verantwoordelijk voor organisatie en beheer (fysieke) ordentelijke medewerkers kantooromgeving.
• Fungeren als aanspreekpunt voor Facility Services en afstemmen volgens richtlijnen met afdelingen Communicatie en Campusdiensten.
• Analyseren van en periodiek rapporteren en adviseren aan management en inkoop omtrent de prestaties van leveranciers inzake geleverde goederen en diensten.
• Ondersteunen en begeleiden van evenementen die zowel op de eigen locaties als op externe locaties plaatsvinden.
• Uitvoeren, in overleg met Arbocoördinator, van alle voorkomende Arbo gerelateerde werkzaamheden inbegrepen de daarbij behorende werkplekaanpassingen.

Voor deze functie zoeken we iemand met:

• een hbo werk en denkniveau;
• minimaal twee jaar werkervaring in het facilitaire werkveld;
• ervaring met het ondersteunen van (facilitaire) projecten;

Je bent:

• in staat om veranderingen te initiëren en te begeleiden;
• communicatief vaardig en proactief in denken en doen;
• organisatiesensitief, zelfstandig en stressbestendig.

Verder vinden we het belangrijk dat je een ‘hands on mentaliteit hebt, zorgvuldig, accuraat en integer bent en dat je open staat voor feedback.

Het bezit van een BHV diploma of bereidheid om dit op korte termijn te halen is een pre.

We zijn ons ervan bewust dat we voor deze functie veel kennis en ervaring vragen, mocht je niet volledig aan het profiel voldoen, schroom niet om toch te solliciteren. We investeren graag in jouw persoonlijke groei.

Onze kernwaarden (open, professioneel, vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht, samenwerken, leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening.

We bieden een dienstverband van 16 tot 20 uur per week voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid behoort een vast dienstverband en een uitbreiding van het aantal uren tot de mogelijkheden.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €3.377 tot €4.640 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de gezellige en flexibele werkomgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld:

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek) en extra vakantiedagen tussen Kerst en de jaarwisseling;
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Over de Bibliotheek UvA en HvA
De Bibliotheek UvA/HvA is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten, off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek voor de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek. Het Allard Pierson, als onderdeel van de Bibliotheek, beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek, en presenteert ze aan een breder publiek.

Wij brengen ‘kennis verder’ en helpen de kwaliteit van het hoger onderwijs in Amsterdam te verbeteren en dragen zo bij aan het studiesucces van onze studenten. Hier kun je meer lezen over werken bij de Bibliotheek.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand. Je kunt via onderstaande link solliciteren.

De reactietermijn sluit op 1 december 2023. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.