Coördinator evenementen

Ben je dienstverlenend, vind je het leuk om bijeenkomsten te organiseren en staat gastvrijheid bij jou hoog in het vaandel? Weet jij het overzicht te houden in een dynamische omgeving? Dan is deze functie van evenementencoördinator binnen ons team in het academiegebouw wellicht iets voor jou. Maak samen met ons elke bijeenkomst tot een succes!

Wat ga je doen?
Als evenementencoördinator inventariseer je de wensen van opdrachtgevers en adviseer je over de mogelijkheden van onze locaties. Vanaf het eerste contact tot de eindevaluatie ben jij betrokken. Je maakt offertes, reserveert ruimtes en coördineert alle facilitaire zaken.

Jouw werkzaamheden op een rij:

• Je neemt zaalreserveringen en evenementenaanvragen aan en voert intakegesprekken om de wensen van de klant duidelijk te krijgen.
• Je geeft rondleidingen door de gebouwen en adviseert over de mogelijkheden en benodigde diensten.
• Je regelt en organiseert alle facilitaire zaken voor evenementen in overleg met interne en externe partijen.
• Je maakt en beheert offertes, bereidt de financiële afhandeling voor en verzorgt de administratie.
• Na afloop van evenementen verzorg je de evaluatie met opdrachtgevers en leveranciers.
• Op een klantvriendelijke, professionele manier zorg je samen met het team voor een efficiënte uitvoering van je werk.

Deze functie is binnen ons team in het Academiegebouw. Het Academiegebouw is het unieke, historische visitekaartje van de Universiteit Utrecht aan het Domplein. Hier vinden promoties, oraties, afscheidscolleges, diploma-uitreikingen en andere ceremoniële aangelegenheden van de universiteit plaats. De universiteit organiseert ook conferenties, lezingen, vergaderingen, diners en recepties. Ook voor derden is het mogelijk in het gebouw een zaal of ruimte te reserveren.

Jij hebt:

• minimaal een afgeronde mbo-opleiding;
• ervaring als evenementencoördinator of een soortgelijke functie;
• een beschikbaarheid van minimaal 28 per week. Werkdagen worden in overleg afgestemd. Incidenteel wordt jouw aanwezigheid verwacht bij een activiteit in de avonduren of in het weekend;
• uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als in het Engels.

Iedereen is anders, en juist de verschillen in mensen helpen ons om onze diensten te verbeteren. Ben je geïnteresseerd in deze functie? Dan zijn wij benieuwd naar wie jíj bent!

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 28 tot 28 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het Facilitair Service Centrum (FSC) is één van de acht directies van de Universitaire Bestuursdienst. Het biedt een breed scala aan producten en ondersteunende diensten aan de universitaire faculteiten en diensten, aan medewerkers, studenten en externe huurders. Er zijn ongeveer 500 interne en externe medewerkers. Het FSC hecht grote waarde aan duurzaamheid in haar dienstverlening en in onze eigen bedrijfsvoering.

Je maakt deel uit van het team zaalreserveringen en evenementen bij de afdeling Frontoffice van het FSC, regio Binnenstad. Het team bestaat uit reserveringsmedewerkers en evenementencoördinatoren die op verschillende locaties werken.

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.