Management Assistent EUR Universiteitsbibliotheek (0,8 - 1,0 fte)

Je kunt niet meer op deze vacature solliciteren (deadline was 9 mrt)

Let op: Je kunt niet meer op deze vacature solliciteren (deadline was 9 mrt). Bekijk het actuele vacature aanbod of kies een item in de hoofdnavigatie hierboven.

Management Assistent EUR Universiteitsbibliotheek (0,8 - 1,0 fte)

Ben jij een kei in plannen en organiseren, ben je dienstverlenend en werk jij graag voor een organisatie die zich dagelijks inzet voor het creëren van een positieve impact op de maatschappij? Dan is de rol van Management Assistent bij onze universiteitsbibliotheek, wellicht dé baan voor jou!

Deadline Gepubliceerd op Vacature ID UB/250212

Job types

Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)

Education level

MBO+

Weekly hours

32—40 uur per week

Salary indication

€3218—€4298 per maand

Location

Burgemeester Oudlaan 50, 3062 PA, Rotterdam

Bekijk op Google Maps

Functieomschrijving

Als management assistent bij de Erasmus Universiteitsbibliotheek (UB) ben je de rechterhand van de directeur. Je assisteert, plant en regelt werkzaamheden voor de directeur en het managementteam (MT) zodat deze zich kunnen focussen op de hoofdzaken van het werk. De management assistent draait mee aan de top van de organisatie en werkt zelfstandig, proactief en sturend binnen het eigen takenpakket.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directeur en het MT in de dagelijkse en operationele taken en hebt een breed palet aan verantwoordelijkheden die variëren van agendabeheer tot communicatie tot eigen kleine projecten. Je staat continu in contact met de managers van de verschillende afdelingen binnen de UB. Binnen je eigen projecten werk je nauw samen met HR, Communicatie en Finance. Hierover rapporteer je aan de directeur en breng je verslag uit in het MT.

Verantwoordelijkheidsgebieden:

  • Voorbereiding en verslaglegging van MT-vergaderingen en monitoren actielijsten;
  • Administratieve taken en algemene secretariaatstaken zoals agendabeheer, mailboxbeheer, correspondentie en presentaties maken;
  • Plannen en organiseren van o.a. vergaderingen, events, reizen, bijeenkomsten;
  • Ondersteuning en opvolging in recruitmentprocessen;
  • Planning, opvolging en uitvoering van dienst brede communicatie;
  • Boekhoudkundige werkzaamheden (o.a. facturen administratie afhandelen);
  • Kleine projecten zoals het organiseren van teamuitjes etc.;
  • Voorraadbeheer kantoorbenodigdheden;
  • Opvangen van bezoekers MT-leden.

Functie-eisen

  • Afgeronde relevante hbo-opleiding aangevuld met minimaal 5 jaar werkervaring;
  • Of een afgeronde relevante mbo-opleiding aangevuld met minimaal 10 jaar werkervaring;
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels (niveau B2), mondeling én schriftelijk, verbaal én non-verbaal;
  • Analytische, planmatige en probleemoplossende organisator met hands-on mentaliteit;
  • Loyaal, integer, discreet, empathisch en diplomatiek;
  • Onderlegd in de nieuwste presentatietechnieken en technologische ontwikkelingen (cloud applicaties, mobiele toepassingen, CMS, tools voor notuleren, videoconferenties, online vergaderen etc.);
  • Uitstekende kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo snel mogelijk. Het salaris bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.218, - en € 4.298, - bruto per maand Schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de Universiteitsbibliotheek. De functie heeft een omvang van 0,8 fte – 1,0 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Afdeling

Universiteitsbibliotheek (UB)

Als contentmanager van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) ondersteunt de Universiteitsbibliotheek (UB) studenten, docenten en onderzoekers bij het creëren en verspreiden van kennis en verdieping.

Alle diensten van de UB zijn open toegankelijk en op deze manier dragen we bij aan een positieve maatschappelijke impact, niet alleen in de academische omgeving maar ook daarbuiten.

De UB kent een open cultuur waarin samenwerken, werken op basis van vertrouwen en verantwoordelijkheid nemen belangrijk zijn.

Team Staf

Het team staf is een nieuw team met 11 collega's. In de kern is de stafafdeling een transparante, benaderbare en zichtbare ondersteuningseenheid voor alle medewerkers van de UB. Door alle stafactiviteiten op tactisch en operationeel niveau te bundelen, draagt de stafafdeling bij aan het empoweren van mensen en het optimaliseren van processen binnen de UB als geheel.

Sollicitatieprocedure

Je kunt tot en met zondag 9 maart 2025 solliciteren via AcademicTransfer. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie.

De Universiteitsbibliotheek werkt volgens een anonieme sollicitatieprocedure. We hechten veel waarde aan diversiteit en vinden het belangrijk dat kenmerken als leeftijd, afkomst en geslacht geen rol spelen in de selectieprocedure.

Hoe werkt de anonieme sollicitatieprocedure?

We ontvangen graag drie documenten:

1. Een cv (vul alleen je initialen in);

2. Een motivatiebrief (idem);

3. Een apart document met de persoonlijke gegevens.

Het anonimiseren van het cv en de motivatiebrief betekent dat naam, leeftijd, geslacht (en eventuele andere persoonlijke gegevens) worden weggelaten.

De sollicitatieprocedure bestaat uit 2 gesprekken. De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 12, de tweede gesprekken in week 13.

We zien je sollicitatie graag tegemoet.

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Making minds matter

Erasmus University Rotterdam (EUR) is a highly ranked, international university, based in the dynamic and diverse city of Rotterdam, with its port acting as a gateway to the world.

Read more about Erasmus University Rotterdam