Management Assistent EUR Universiteitsbibliotheek (0,8 - 1,0 fte)

Als management assistent bij de Erasmus Universiteitsbibliotheek (UB) ben je de rechterhand van de directeur. Je assisteert, plant en regelt werkzaamheden voor de directeur en het managementteam (MT) zodat deze zich kunnen focussen op de hoofdzaken van het werk. De management assistent draait mee aan de top van de organisatie en werkt zelfstandig, proactief en sturend binnen het eigen takenpakket.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directeur en het MT in de dagelijkse en operationele taken en hebt een breed palet aan verantwoordelijkheden die variëren van agendabeheer tot communicatie tot eigen kleine projecten. Je staat continu in contact met de managers van de verschillende afdelingen binnen de UB. Binnen je eigen projecten werk je nauw samen met HR, Communicatie en Finance. Hierover rapporteer je aan de directeur en breng je verslag uit in het MT.

Verantwoordelijkheidsgebieden:

• Voorbereiding en verslaglegging van MT-vergaderingen en monitoren actielijsten;
• Administratieve taken en algemene secretariaatstaken zoals agendabeheer, mailboxbeheer, correspondentie en presentaties maken;
• Plannen en organiseren van o.a. vergaderingen, events, reizen, bijeenkomsten;
• Ondersteuning en opvolging in recruitmentprocessen;
• Planning, opvolging en uitvoering van dienst brede communicatie;
• Boekhoudkundige werkzaamheden (o.a. facturen administratie afhandelen);
• Kleine projecten zoals het organiseren van teamuitjes etc.;
• Voorraadbeheer kantoorbenodigdheden;
• Opvangen van bezoekers MT-leden.

• Afgeronde relevante hbo-opleiding aangevuld met minimaal 5 jaar werkervaring;
• Of een afgeronde relevante mbo-opleiding aangevuld met minimaal 10 jaar werkervaring;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels (niveau B2), mondeling én schriftelijk, verbaal én non-verbaal;
• Analytische, planmatige en probleemoplossende organisator met hands-on mentaliteit;
• Loyaal, integer, discreet, empathisch en diplomatiek;
• Onderlegd in de nieuwste presentatietechnieken en technologische ontwikkelingen (cloud applicaties, mobiele toepassingen, CMS, tools voor notuleren, videoconferenties, online vergaderen etc.);
• Uitstekende kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo snel mogelijk. Het salaris bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.218, - en € 4.298, - bruto per maand Schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de Universiteitsbibliotheek. De functie heeft een omvang van 0,8 fte – 1,0 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
   
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, QuEUR, of Young Erasmus Academy.
   
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget, buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
   
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
   
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Als contentmanager van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) ondersteunt de Universiteitsbibliotheek (UB) studenten, docenten en onderzoekers bij het creëren en verspreiden van kennis en verdieping.

Alle diensten van de UB zijn open toegankelijk en op deze manier dragen we bij aan een positieve maatschappelijke impact, niet alleen in de academische omgeving maar ook daarbuiten.

De UB kent een open cultuur waarin samenwerken, werken op basis van vertrouwen en verantwoordelijkheid nemen belangrijk zijn.

Team Staf

Het team staf is een nieuw team met 11 collega's. In de kern is de stafafdeling een transparante, benaderbare en zichtbare ondersteuningseenheid voor alle medewerkers van de UB. Door alle stafactiviteiten op tactisch en operationeel niveau te bundelen, draagt de stafafdeling bij aan het empoweren van mensen en het optimaliseren van processen binnen de UB als geheel.

Je kunt tot en met zondag 9 maart 2025 solliciteren via AcademicTransfer. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie.

De Universiteitsbibliotheek werkt volgens een anonieme sollicitatieprocedure. We hechten veel waarde aan diversiteit en vinden het belangrijk dat kenmerken als leeftijd, afkomst en geslacht geen rol spelen in de selectieprocedure.

Hoe werkt de anonieme sollicitatieprocedure?

We ontvangen graag drie documenten:

1. Een cv (vul alleen je initialen in);

2. Een motivatiebrief (idem);

3. Een apart document met de persoonlijke gegevens.

Het anonimiseren van het cv en de motivatiebrief betekent dat naam, leeftijd, geslacht (en eventuele andere persoonlijke gegevens) worden weggelaten.

De sollicitatieprocedure bestaat uit 2 gesprekken. De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 12, de tweede gesprekken in week 13.

We zien je sollicitatie graag tegemoet.

EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.