Management/Office-assistent Campus & Community (0,8 fte)

Ben jij nieuwsgierig naar de Facilitaire Organisatie binnen de RUG? Hoe zit het bijvoorbeeld nou eigenlijk met al die contracten met leveranciers, waarom moeten wij verplicht via die specifieke leverancier bestellen? Als jij hier ook nieuwsgierig naar bent, dan hebben wij een leuke vacature als management/ office-assistent bij Campus & Community voor o.a. de Facilitaire Organisatie.

Draai jij je hand niet om voor agendabeheer, ben je een kei in Nederlandse spelling en is jouw motto ‘bellen is sneller’? Schakel je makkelijk tussen werkzaamheden en ben je een talent in organiseren? Dan is deze functie van management/office-assistent echt wat voor jou!

Omdat een van onze management/office-assistenten tijdelijk 6 maanden iets anders binnen de RUG gaat doen, zijn wij per direct tijdelijk op zoek naar een nieuwe collega.

De functie
Samen met je collega’s vorm je het secretariaat van Campus & Community. Het secretariaat heeft een belangrijke rol in het ondersteunen van de afdelingen binnen Campus & Community. Wij zoeken een flexibele, kritische en proactieve collega die stevig in zijn of haar schoenen staat.

De voornaamste werkzaamheden zijn onder andere

- Inkomende e-mails selecteren, doorsturen en afhandelen.
- Plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op de nakoming hiervan.
- Zakelijke correspondentie zelfstandig bewerken en verwerken.
- (Projectspecifieke) informatie documenteren en archiveren (digitaal en fysiek) en het leveren van overzichten.
- Vergaderingen en overleggen voorbereiden, plannen en organiseren (sporadisch notuleren).
- Teksten contracten en verlengingen redigeren, archiveren en versturen ter ondertekening.
- Diverse collega’s inhoudelijk ondersteunen zoals het in overleg verzamelen en bijhouden van informatie.
- In voorkomende gevallen een ander secretariaat tijdelijk vervangen.
- Het incidenteel mede-organiseren van evenementen.

Binnen de Rijksuniversiteit Groningen ondersteunt University Services onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Dit doen we met ruim 1.250 medewerkers die zich op allerlei gebieden inzetten om de Universiteit te ondersteunen. We regelen onder andere het vastgoedonderhoud, de financiën, de facilitaire dienstverlening, Arbo & Veiligheid, HR, beleid op het gebied van onderwijs en onderzoek, evenementen en juridische zaken. We vervullen met trots een belangrijke rol binnen de RUG als faciliterende, ondersteunende en adviserende dienst.

Campus & Community is een van de clusters binnen University Services en bestaat uit drie pijlers: Een Vastgoedorganisatie, een Facilitaire Organisatie en de pijler Community. Bovendien zijn er verschillende stafafdelingen.

Nieuwsgierig naar ons facilitaire team van Campus & Community in actie? Bekijk de video en ontdek waarom jij bij ons wilt werken!

- Je hebt affiniteit met het secretaressevak en bij voorkeur een afgeronde secretaresseopleiding.
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
- Voor Word, Excel, Powerpoint en werken in Google Drive draai jij je hand niet om.
- Je bent gewend om in teamverband te werken.
- Je durft mensen aan te spreken en je bent goed in het stellen van prioriteiten.
- Je beschikt over goede spreek- en schrijfvaardigheid en goede sociale en communicatieve vaardigheden in het Nederlands en redelijke beheersing van het Engels.
- De competenties accuratesse, helicopterview en zelfstandig werken zijn jou niet onbekend.
- Je durft verantwoordelijkheid te nemen en je raakt snel eigen in een digitale omgeving.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- Een salaris van minimaal € 2.899 en maximaal € 3.809 (schaal 7) bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen.
- Goede scholingsfaciliteiten.
- Ruime verlofregeling.
- Een dienstverband voor 6 maanden. De werktijden worden in overleg vastgesteld, bij voorkeur gespreid van maandag tot en met donderdag.