Programma Assistent

Wij zoeken een pro-actieve en leergierige programma assistent die zelfstandig secretariële en administratieve ondersteuning biedt van (inter)nationale onderzoeksprogramma’s bij NWO.

Wat ga je doen?
Als programma assistent ben je verantwoordelijk voor alle secretariële en administratieve ondersteuning van (inter)nationale onderzoeksprogramma´s. Concreet betekent dit dat je:

• aanvragers, referenten en commissieleden informeert/aanschrijft;
• mailboxen bijhoudt en zelfstandig mails beantwoordt of doorzet naar collega’s;
• bulkbrieven aanmaakt en verzendt;
• in Exceloverzichten en in ons systeem (ISAAC) gegevens verwerkt en up-to-date houdt;
• deadlines bewaakt en waar nodig herinneringen verstuurt;
• (online) vergaderingen en andere bijeenkomsten inplant en organiseert;
• vergaderstukken verzamelt, ordent en verstuurt;
• notuleert en/of een actiepunten- en besluitenlijst bijhoudt;
• kansen en problemen tijdig signaleert en hierop actie onderneemt.

De medewerker die wij zoeken:

• heeft mbo werk- en denkniveau en werkervaring in een soortgelijke functie;
• heeft kennis van management ondersteunende werkwijzen;
• heeft ervaring in het verzamelen- en inzichtelijk maken van gegevens;
• beschikt over uitstekende Nederlandse én Engelse (mondelinge en schriftelijke) vaardigheden;
• is sterk in communiceren, plannen, organiseren en samenwerken;
• heeft ruime ervaring in het werken met Microsoft Office.

Verder ben je gewend zowel zelfstandig als in een team te werken. Je hebt een pro-actieve houding, bent zorgvuldig en doelgericht. Je vindt de kwaliteit van je werk belangrijk. Daarnaast beschik je over inlevingsvermogen en het vermogen je snel in te werken in de organisatie en het werkterrein. Je houdt het overzicht, ook tijdens piekmomenten en je vindt het vanzelfsprekend om vertrouwelijk met informatie om te gaan.

Daarnaast herken je jezelf in de kernwaarden van NWO: betrokken, betrouwbaar, verbindend en grensverleggend.

Het betreft een arbeidsovereenkomst voor de periode van 1 jaar die bij goed functioneren in beginsel wordt omgezet naar een vast dienstverband. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband tussen €2.767 en € 3.438 bruto per maand (schaal 6, CAO Onderzoeksinstellingen). Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is NWO aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op de aanvullende ziektekostenverzekering en ruime opleidingsmogelijkheden. We werken hybride (deels op kantoor en deels thuis), bieden een vergoeding voor het thuiswerken en bieden we je een NS business kaart voor het reizen met het openbaar vervoer en stellen een laptop en mobiele telefoon van NWO beschikbaar. Keuze uit standplaats Den Haag en/of Utrecht.

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks één miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Domein Exacte en Natuurwetenschappen
Bij het NWO-domein Exacte en Natuurwetenschappen (ENW) werken wij met 178 enthousiaste en gedreven collega’s met diverse achtergronden in gender, cultuur en leeftijd. ENW ontwikkelt onderzoeksprogramma’s en financiert en agendeert onderzoek binnen de disciplines aardwetenschappen, astronomie, chemie, informatica, levenswetenschappen, natuurkunde en wiskunde. Het domein is hiermee de coördinator van bètaonderzoek in Nederland. Het domein verbindt onderzoekers zowel onderling als met maatschappelijk organisaties en de industrie, onder meer door het organiseren van wetenschappelijke bijeenkomsten en matchmaking evenementen. Het domein heeft twee locaties: Den Haag en Utrecht. We hebben een open en informele sfeer, zijn ambitieus, kwaliteit gedreven en voelen ons verbonden met ons werk voor de wetenschap.

Samen met 37 collega’s vorm je het assistenten team van NWO-domein Exacte en Natuurwetenschappen. Het assistenten team ondersteunt de beleidsmedewerkers bij het (internationale) subsidieproces, de organisatie van congressen en algehele management ondersteuning.

Je komt te werken in een divers en zelfsturend team waar iedereen van elkaar wil én kan leren. Betrokkenheid en samenwerking vinden we belangrijk. Regelmatig wordt er tijd vrij gemaakt voor afdelings- of teamactiviteiten, zowel voor kennisdeling als ook voor de onderlinge gezelligheid zoals samen sporten of het bezoeken van concerten. Bij NWO werken we hybride wat betekent dat je ongeveer 40 tot 60% van je tijd op kantoor werkt.