Projectmanagement ondersteuner

Wat ga je doen?
In april is het project Grantify gestart voor de opvolging van de primaire applicatie (ISAAC). Het systeem ISAAC welke in 2015 in gebruik werd genomen is hard aan vervanging toe is. Het vervangen van ISAAC is een zeer grote en interessante uitdaging, want het systeem speelt een cruciale rol in ons subsidieproces. Het streven is om midden 2026 met de opvolger van ISAAC te kunnen werken.

In de rol van project management ondersteuner ben je de spil, steun en toeverlaat van het projectteam en draag jij bij aan het succes van het project.

Jouw werk in de praktijk:

• Je ondersteunt de projectleider en overige teamleden bij hun werkzaamheden;
• Je coördineert projectbijeenkomsten (waaronder die van de stuurgroep): beheert de planning, stelt de agenda’s op in overleg met de projectleider, nodigt deelnemers uit, reserveert faciliteiten, selecteert en verzamelt en verspreidt benodigde stukken en je bewaakt de aanlevering daarvan. Daar waar nodig notuleer je bij de bijeenkomsten en maak je de verslagen;
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor praktische en logistieke vragen en je verstrekt adviezen over het project. Je handelt administratieve zaken als offertes, contracten en facturen en correspondentie over het project af;
• Je ondersteunt bij het opstellen en bijhouden van (financiële) voortgangsrapportages, actie- en besluitenlijsten, issue logs, wijzigingsverzoeken, risicoanalyses en besluitvormingsdocumenten;
• Je bent verantwoordelijk voor de content van de team site en een speciale groep op Joost;
• Je verzorgt de projectcommunicatie naar interne en externe stakeholders;
• Je signaleert knelpunten en afwijkingen en acteert hierop: werkt voorstellen voor verbetering uit;
• Handelt complexe binnenkomende vragen af. Doorziet problemen en bedoelingen en komt zelf met oplossingen als dat kan. Handelt spoedkwesties af en koppelt beslissingen terug;
• Beantwoordt complexe inhoudelijke vragen over procedures, rondes en projecten;
• Bereidt organisatie brede beleidsnotities voor. Werkt beleidsbeslissingen uit en/of geeft hier uitvoering aan;
• Voert beleidsondersteunende werkzaamheden uit en rapporteert hierover, zoals analyses, selectie van beleidsdocumentatie en dergelijke. En je bereidt presentaties (deels inhoudelijk) voor.

Je kan snel schakelen en je communiceert soepel en helder. Je staat open voor je collega’s, helpt anderen graag en bewaakt tegelijkertijd de kaders: je kunt goed prioriteiten stellen en mist geen enkele deadline. Je werkt altijd precies en gestructureerd. Je kunt organiseren als geen ander, brengt mensen gemakkelijk samen en je haalt je doelen, individueel én met je team. In deze dynamische rol ben jij de spil die rust, overzicht en structuur brengt.

Dit is je basis:

• Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau en de ambitie om jezelf verder te ontwikkelen;
• Een paar jaar werkervaring in een vergelijkbare functie is een pre;
• Je hebt kennis van werkwijzen voor managementondersteuning
• Je hebt een hands-on mentaliteit en pakt zaken proactief op.

Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office, Adobe Acrobat, Excel en digitaal online werken.

Een uitdagende en impactvolle rol in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Onderzoekinstellingen (Cao-OI (NL) - WVOI).

Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband tussen € 3520,- en maximaal € 4.852,- bruto per maand (schaal 9 Cao OI). Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is NWO aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering en ruime opleidingsmogelijkheden. We werken hybride (deels op kantoor en deels thuis), bieden een vergoeding voor het thuiswerken en het reizen met het openbaar vervoer en stellen een laptop en mobiele telefoon van NWO beschikbaar.

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland. Ze zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks ruim één miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Kom jij samen werken aan grensverleggende wetenschap?

Het projectteam, dat onderdeel is van Bedrijfsvoering en Financiën, bestaat uit vijf mensen: een projectleider, een proces product owner, een technisch product owner, een proces product specialist en een project management ondersteuner.